Kunnanhallitus
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 167

Kunnanhallitus 28.08.2023 § 167  

431/02.08.00/2023  

Valmistelija digijohtaja Tiia Häsä, puh. 044 740 1106, tiedonhallinta-asiantuntija Jonne Kanerva, puh. 044 740 1215 ja hallintopäällikkö Ella Kauppinen, puh. 044 740 1104

Kansallisarkisto määrää arkistolain nojalla arkistoitavien asiakirjojen säilytystavasta ja säilytysmuodosta. Arkistolaissa asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Kansallisarkisto määrää arkistolain perusteella myös asiakirjojen eheydestä ja muuttumattomuudesta. Tiedot on tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen sekä säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.

Perinteinen paperinen, aineellinen arkistointi ei vastaa enää nykyaikaisia arkistoinnin vaatimuksia eikä julkishallinnon tiedon käytettävyyttä ja hyödynnettävyyttä tukevia digitaalisia tavoitteita. Pysyvästi säilytettävä aineisto on kuitenkin arkistoitava olemassa olevaa menetelmää käyttäen niin kauan, kunnes sähköinen arkistointijärjestelmä on käytettävissä. Kansallisarkiston määräyksen mukaisesti 1.1.2022 alkaen muodostuvat sähköiset asiakirjat tulee arkistoida yksinomaan sähköisessä muodossa, joka vastaa SÄHKE2 standardia.

Arkistoitavien asiakirjojen sähköinen muoto edistää niiden parempaa saatavuutta, hyödynnettävyyttä ja käytettävyyttä ajasta ja paikasta riippumatta. Syntysähköisillä asiakirjoilla ja analogisten asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisella mahdollistetaan tiedonhallinnan prosessien ja menetelmien uudistamista, vapautetaan viranomaisia paperiarkistoista ja nopeutetaan viranomaisten siirtymistä täysin sähköiseen toimintaympäristöön sekä säästetään arkistojen tilakustannuksissa.

Siilinjärven kunnalla on ollut jo vuodesta 2002 käytössä Innofactor Oyj:n toimittama Dynasty-asianhallintajärjestelmä, jolla on tuotettu hallinnon asiakirjat, viranhaltijapäätökset, esityslistat ja pöytäkirjat. Huhtikuusta 2022 lähtien on kunnalla ollut käytössä Innofactorin nykyaikainen asianhallinta Dynasty10 sekä tätä tukeva itsenäinen tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), jonka avulla laaditaan ja viedään asianhallintajärjestelmän käytettäväksi tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma sisältää asiakirjojen ja aineiston metatiedot kuten säilytysajat.

Lähes kaikki kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista syntyy tai käsitellään Dynasty10-asianhallintajärjestelmässä. Innofactorilla on tuotevalikoimassa sähköinen arkisto, joka on osa Dynasty-tuotekokonaisuutta (Dynasty10 laajennus). Dynasty Arkisto on Sähke2 -sertifioitu säilytysjärjestelmä, joka täydentää Dynasty-tuoteperheen niin, että sillä pystytään kattamaan asiakirjojen koko elinkaari. Dynasty-arkiston avulla viranomainen voi toteuttaa aineistojensa sähköisen säilyttämisen tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla. Dynasty Asianhallinnan ja Tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) integrointi Dynasty Arkistoon kuuluvat arkiston vakiotoimitukseen.

Dynasty Arkistoon voidaan arkistoida manuaalisesti tai liittymiä rakentamalla aineistoja myös muista operatiivisista järjestelmistä sekä erilaisista tilapäisistä sijainneista kuten verkkolevyiltä tai pilvitallennusalustoilta. Muiden operatiivisten järjestelmien arkistointitapa selvitetään käyttöönoton yhteydessä, mutta integraatioiden toteutus ei kuulu tarjoukseen. Tärkeää on kuitenkin mahdollisuus tuoda vähintäänkin manuaalisesti aineistoja arkistoratkaisuun muista operatiivisista järjestelmistä.

Kunnassa on tutustuttu viiden eri toimittajan sähköisen arkiston ratkaisuun ja viideltä pyydettiin tarjous. Neljä tarjousta saatiin, joita on vertailtu hankinnan valmistelussa. Yksi tarjous olisi vaatinut maksullisen nyky-ympäristön esiselvityksen, jota ei tehty. Vertailussa huomioitiin tarjotun ratkaisun ominaisuudet, käytettävyys, yhteensopivuus, kustannukset, pysyvästi arkistoitavan aineiston määrä ja syntyminen eri tietojärjestelmissä ja tiedonohjaussuunnitelman hyödynnettävyys. Lisäksi painotettiin mahdollisuutta tuoda manuaalisesti aineistoja myös muista järjestelmistä kuin asianhallintajärjestelmästä. Lopputuloksena on päädytty siihen, että Innofactorin tarjoama sähköinen arkistoratkaisu palvelee Siilinjärven kunnan tarpeita parhaiten. Käyttöliittymän selkeys, helppous, yhteentoimivuus ja yhdenmukaisuus jo käytössä olevan Dynasty10 asianhallinnan kanssa puoltavat valintaa. Lisäksi työkalu sisältää aineistojen manuaaliseen tuontiin massatyökalun.

Sähköisen arkiston laajennus toimii Dynasty10 asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmien tapaan pilvipalveluna. Innofactorin Dynasty arkiston tarjous oli neljästä saadusta tarjouksesta myös kokonaistaloudellisesti edullisin 48kk tarkastelujaksolla. Dynasty10 ja arkisto toimivat samassa käyttöliittymässä, joka vähentää käyttäjien koulutuksen ja käytön tuen tarvetta.

Kertaluonteinen käyttöönottoprojektin kustannus on 30 689,50 € (alv 0 %) sisältäen pääkäyttäjäkoulutuksen. Toistuvat palvelinkustannukset Dynasty 10 Azure-käyttöpalvelusta laskutetaan kuukausittain, arkistolaajennus liitetään samaan käyttöympäristöön asianhallintajärjestelmän kanssa. Ylläpitomaksut laskutetaan vuosittain. Käyttöönottoprojekti ajoittuu vuosille 2023-2024.

Hankinta pohjautuu Innofactor Oyj:ltä saatuun tarjoukseen (päivätty 9.8.2023) Dynasty Arkiston käyttöönotosta.

Dynastyn arkistolaajennuksen kokonaiskustannukset ovat 8 000 €/vuosi (alv 0 %). Hankinnan ennakoitua arvonlisäverotonta kokonaisarvoa laskettaessa on huomioitu kustannukset neljän (4) vuoden tarkastelujaksolla, kokonaisarvo on 62 689,50 €.

Osa sähköisen arkistoinnin määrärahasta (20 000 euroa) on varattu vuoden 2023 investointibudjetissa. Jäljellejäävä osuus sisällytetään tulevien vuosien talousarvioihin.

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: Sähköisen arkiston hankinta tukee kunnan strategista tavoitetta digitalisaation kehittämisestä. Lisäksi sähköinen arkistoratkaisu vastaa lainsäädännön vaatimuksiin asiakirjojen pysyväis- ja pitkäaikaissäilytyksestä.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Siilinjärven kunta tilaa käyttöönsä Dynasty10-asianhallintajärjestelmän arkistolaajennuksen. Hankintaan sisältyvät laajennuksen käyttöönottokustannukset 30 689,50 € (alv 0 %) sekä vuosittainen ylläpitokustannus 8000,00 €. Hankinnan kokonaisarvo on 62 689,50 € (alv 0 %).

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.