Kunnanhallitus
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 166

Kunnanhallitus 28.08.2023 § 166  

439/02.08.00/2023  

Valmistelija henkilöstöjohtaja Tiina Veijola, puh. 044 740 1201, digijohtaja Tiia Häsä, puh. 044 740 1106 ja talousjohtaja Petteri Ristikangas, puh. 044 740 1103

Siilinjärven kunnalle henkilöstöhallinnon kannalta välttämättömiä tietojärjestelmiä ovat henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HR-järjestelmä) sekä työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmä. HR-järjestelmässä käsitellään henkilöstön ja luottamushenkilöiden palkan-/palkkionlaskenta sekä palkkasidonnaiset henkilöstöasiat. Työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta ovat käytössä osalla henkilöstöstä.

Kunnalla on voimassa oleva palvelusopimus in house -yhtiö Monetra Pohjois-Savo Oy:n kanssa henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmien osalta. Tällä hetkellä kunnalla on käytössä mm. yhtiön toimittama Populus HR-järjestelmä. Populus ei kuitenkaan enää palvele käytettävyydeltään kunnan tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Esimerkiksi työsuhdetietojen ja palkkahallinnon hoitaminen vaatii käsittelijöiltä paljon manuaalisesti tehtävää työtä mm. raportoinnin osalta. Lisäksi järjestelmän integroitavuus muihin järjestelmiin on haastavaa eikä järjestelmä ole aktiivisen jatkokehittämisen kohteena.

 Tämän lisäksi kunnalla on käytössään työajanseurantaan Esmikko-järjestelmä, jolla hoidetaan myös kulunvalvonnan hallinnointi. Järjestelmä mahdollistaa enintään 150 henkilön työajanseurannan. Työvuorosuunnitteluun käytetään Titania-järjestelmää, joka on hankittu aikanaan ensisijaisesti sosiaali- ja terveyspalveluiden käyttöön, mutta sen käyttö on laajentunut kunnassa myös muille palvelualueille.

 Esmikko-järjestelmä on kuitenkin elinkaarensa päässä ja sen kehittäminen on lopetettu. Tämän vuoksi kulunvalvonta on siirtymässä toiseen ratkaisuun vuoden 2024 aikana. Esmikko-työajanseurannan tuki ja ylläpito päättyvät vuoden 2023 lopussa kokonaan ja siksi kunta on selvittänyt korvaavan järjestelmän hankintaa. Työajanseurantajärjestelmän on mahdollistettava jatkossa vähintään etä- ja lähityön kirjaamisen, eri työaikamuotojen ja siihen liittyvien korvausten kirjaamisen, paikasta riippumattoman mobiililaitteella leimaamisen sekä työajan käytön raportoinnin eri toimintoihin (esim. hankkeet ja projektit). Optiona on tutkittu työvuorosuunnittelun yhdistämistä samaan järjestelmään työajanseurannan kanssa.

 Koska tällä hetkellä käytössä olevat HR-järjestelmät eivät enää vastaa käytettävyydeltään kunnan vaatimuksia ja yksi niistä on elinkaarensa päässä, on henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät syytä päivittää kokonaisuudessaan. Päivittäminen on tarkoituksenmukaista toteuttaa koko henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäarkkitehtuurin muutoksella mm. järjestelmien yhteensopivuuden vuoksi. Käyttöönoton sujuvuuden kannalta toimivin ratkaisu on päivittää järjestelmät kunnan nykyisen HR-toimintojen kumppani Monetra Pohjois-Savon Oy:n tarjoamiin tuotteisiin.

 Monetra Pohjois-Savo Oy:n tuotteisiin kuuluu Populuksen lisäksi Personec HR-järjestelmä. Järjestelmän etuna Populukseen nähden ovat mm. automaattinen raportointi, manuaalisen työn pienentyminen ja parempi integroitavuus muihin järjestelmiin ja mobiilisti toimiva matkalasku. Monetran tuki ja kehittäminen keskittyy pääasiassa Personeciin ja sen liitännäisohjelmiin. Saadun tarjouksen perusteella Personecin toiminnallisuudet vastaavat kunnan vaatimuksiin.

 Lisäksi Monetran kautta on saatavilla Nepton-työajanseurantajärjestelmä, joka sisältää ratkaisun myös työvuorosuunnitteluun. Työajanseurantajärjestelmän osalta on tehty lisäksi markkinakartoitusta kuulemalla eri toimittajien esittelyitä. Saadun tarjouksen perusteella Nepton sisältää vaadittavat toiminnot ja lisäksi sen etuna on synkronoitavuus Personec HR-järjestelmään. Käyttäjien määrässä ei ole rajoitusta, koska hinnoittelu määräytyy käyttäjien lukumäärän mukaan.

Tällä hetkellä kokonaiskustannus käytössä olevista HR-järjestelmistä on noin 200 000 €/vuosi. Alustavan laskelman mukaan tarjouksen mukaisten HR-järjestelmien kokonaiskustannus olisi 247 424 €/vuosi. Kustannus on sidonnainen käyttäjämäärään, kertatapahtumiin sekä tilattuihin optioihin. Neptonin osuus vuosikustannuksesta on koko kunnan henkilöstömäärällä laskettuna 30 696 €. Käyttöönoton kustannukset ovat arviolta enimmillään 179 892 €, josta Neptonin osuus on 25 304 €. Käyttöönottoprojektien kustannus huomioidaan talousarvion investointiosassa. Käyttäjämäärä ja kunnan tarvitsemat optiot varmistuvat käyttöönottoprojektien aikana ja todennäköisesti niin käyttöönotto- kuin vuosikustannukset ovat arvioituja enimmäiskustannuksia pienemmät.

Monetra Pohjois-Savo Oy on kunnan in house -yhtiö, joten kyseessä on sidosyksikköhankinta. Hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään (Hankintalaki (1397/2016) 15 §).

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäarkkitehtuurin päivittämisellä on merkittävä vaikutus kunnan sisäiseen toimintaan. Se mm. vapauttaa työaikaa muihin tehtäviin, parantaa prosessien sujuvuutta ja tietojärjestelmien integraatiomahdollisuuksia. Päätös tukee myös kunnan strategisia tavoitteita digitalisaation ja oman toiminnan kehittämisestä.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Siilinjärven kunta hankkii käyttöönsä Nepton-työajanseurantajärjestelmän sekä henkilöstöhallinnon Personec-tietojärjestelmän Monetra Oy:ltä. Tietojärjestelmien kokonaiskustannus on enimmillään 247 424 €/vuosi (alv 0 %). Investointina toteutettavan käyttöönoton kustannukset ovat enimmillään 179 892 € (alv. 0 %).

Nepton-työajanseurannan käyttöönotto on viimeistään 1.1.2024 alkaen ja Personec HR-järjestelmän käyttöönotto tapahtuu myöhemmin vuoden 2024 aikana.

Päätös Merkittiin pöytäkirjaan, että Terhi Holm liittyi kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana klo 14:13.

Päätösehdotus hyväksyttiin.