Kunnanhallitus
Pöytäkirja 26.02.2025/Pykälä 41

Kunnanhallitus 26.02.2025 § 41  

300/07.00.00/2024  

Valmistelija tiedonhallinta-asiantuntija Jonne Kanerva, puh. 044 740 1215

Siilinkylät ry on tehnyt liitteen mukaisen kuntalaisaloitteen, jossa ehdotetaan kunnan järjestävän yhdistyksille lukittavia kaapistoja yhdistysten asiakirjojen säilytystä varten. Säilytystilat voisivat sijaita esimerkiksi Tapaamossa tai kirjaston alakerrassa. Aloitteessa oletetaan, ettei tämä aiheuttaisi suuria kustannuksia.

Lähtökohtaisesti on kuitenkin yhdistysten omalla vastuulla järjestää omien arkistoitavien aineistojensa säilytys, eikä kunnalla ole lakisääteistä velvoitetta järjestää tällaista palvelua. Koska kunnan seuraavien vuosien talousarvioissa on säästöpainetta, ei ole tarkoituksenmukaista lisätä ei-välttämättömiä menoja, vaikka ne eivät olisi suuriakaan.

Lisäksi on huomioitava, että kunta olisi osaltaan vastuussa aineistojen pysymisestä hyvässä kunnossa ja turvassa. Asiakirjojen säilytystilojen järjestäminen aiheuttaisi siis kunnalle juridisen riskin mahdollisten vahingonkorvausvaatimusten yms. muodossa, mikäli vesivahinko tai muu onnettomuus aiheuttaisi aineistoille vahinkoa. Kunnan henkilöstön pitäisi myös tarkastaa kaikki säilytykseen tuotavat aineistot homeen, lian ja hajujen varalta, jotta ennestään säilytyksessä olevat asiakirjat eivät saastuisi.

Asiakirjoja säilytykseen tuoneiden yhdistysten pääsy tiloihin tulisi myös järjestää jollain tavalla, koska edellä mainitun laillisen vastuun vuoksi säilytyskaapit eivät voisi olla yleisölle avoimissa tiloissa. Tämä, sekä edellä mainittu pakko tarkastaa aineistot huolella, aiheuttaisi kohtuutonta lisätyötä kunnan henkilöstölle. Sen lisäksi mahdollinen avainten tai kulkukorttien teettämisen tarve aiheuttaisi menoja sekä niiden mahdollisesti joutuessa vääriin käsiin omaisuusriskejä kunnalle. Säilytyskalusteita ei myöskään ole ainakaan vanhalta kunnantalolta saatavissa tarpeellista määrää. Kunnantalon kalusto on nimittäin suureksi osaksi myyty jo huhtikuussa 2024 huutokaupalla, eikä sisäilmaongelmaisesta kylmillään olleesta rakennuksesta voida kirjaston henkilökunnan ja asiakkaiden terveyden vuoksi siirtää kunnantalolle mahdollisesti jääneitä kaapistoja edelleen käytössä oleviin tiloihin.

Tietosuoja- ja tietoturvasyistä olisi myös välttämätöntä järjestää jokaiselle aloitteessa hahmoteltua säilytyspalvelua haluavalle yhdistykselle oma lukollinen kaappinsa. On nimittäin selvää, että eri yhdistysten edustajat eivät saisi päästä lukemaan tai käsittelemään toisen yhdistyksen asiakirjoja missään tilanteessa. Tilan tarve olisi siis huomattava jo muutaman yhdistyksen tarpeisiin, eikä ole ennakoitavissa, kuinka moni yhdistys säilytystilaa lopulta haluaisi. Pahimmillaan kunta joutuisi ostamaan huomattavan määrän säilytyskaappeja, mistä voisi aiheutua suuretkin kulut. Aloite ei siis tämänkään osalta ole käytännössä toteuttamiskelpoinen.

Edellä mainituista syistä johtuen Siilinjärven kunta katsoo, että aloitteen mukaisia asiakirjojen säilytystiloja ei valitettavasti voida järjestää käytännöllisellä tavalla.

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: Yhdistyksiä ei tueta arkistoaineistojensa säilytyksen suhteen, mikä säilyttää niiden kannalta epätyydyttävän nykytilan. Toisaalta kunnalla ei ole velvoitetta järjestää palvelua, ja kielteinen päätös ei lisää sen menoja. Lisäksi henkilöstön työkuorma ei kasva, eikä kunnalle muodostu juridisia tai taloudellisia riskejä.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, ettei Siilinkylät ry:n aloitetta yhdistysten arkiston muodostamisesta toteuteta.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.
____

Terhi Holm saapui kokoukseen asian käsittelyn aikana.

Tiedonhallinta-asiantuntija Jonne Kanerva oli kokouksessa asiantuntijana asian käsittelyn aikana klo 14.43-14.50.