Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 18.06.2025/Pykälä 54

Tekninen lautakunta 18.06.2025 § 54  

304/01.00.00/2025  

Valmistelija Tekninen johtaja Ari Kainulainen, puh. 0447401501

Hallintosäännön §:ssä 126 -129 määrätään toimielinten kokoontumisesta, kokouskutsusta sekä esityslistan ja liitteiden julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla ja jatkokokouksesta.

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin tekee päätökset kokouskutsun toimittamisesta varajäsenille. Kokouskutsu ja esityslista päätösehdotuksineen toimitetaan toimielimen päättämällä tavalla vähintään 5 (viisi) kalenteripäivää ennen kokousta, ellei toimielin ole toisin päättänyt. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti.

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jatkokokouksen päätöksentekotavasta.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelemiseen, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Tekninen johtaja esittää teknisen lautakunnan kokouksiin läsnäolo-oikeutta kuntatekniikan päällikölle, toimitilapäällikölle ja suunnitteluassistentille, joka toimii pöytäkirjan pitäjän avustajana. Päätösvalta asiassa kuuluu hallintosäännön 131 § mukaan toimielimelle.

Lisäksi tekninen johtaja esittää, että tarvittaessa voidaan järjestää puhelinkokous yhtä vuorokauden (1 vrk) varoitusajalla kiireellisissä asioissa. Myös kokoukseen osallistuminen etäyhteydellä on tarvittaessa mahdollista.

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: -

Päätösehdotus 

Tekninen lautakunta päättää, että lautakunnan kokouskutsut ja esityslistat toimitetaan lautakunnan varsinaisille jäsenille ja niille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus sähköisesti 5 päivää ennen kokousta. Kokouskutsuna käytetään esityslistaa.

Lisäksi lautakunta päättää, että samassa ajassa esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla ja verkkojulkaisemisesta lähetetään tieto lautakunnan varsinaisille varajäsenille ja tiedotusvälineille.

Edelleen lautakunta päättää, että sen kokousasiat käsitellään varsinaisissa kokouksissa, joissa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Em. päätöksentekotavasta poikkeamisesta (sähköinen kokous tai sähköinen päätöksentekomenettely) ilmoitetaan hallintosäännön 127 §:n mukaisesti kokouskutsussa.

Teknisen lautakunnan kokouksiin myönnetään läsnäolo-oikeus kuntatekniikan päällikölle, toimitilapäällikölle, suunnitteluassistentille, nuorisovaltuuston edustajalle sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustajalle.

Puhelinkokous voidaan järjestää 1 vrk:n varoitusajalla. Kokoukseen voidaan tarvittaessa osallistua myös etäyhteydellä.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Lisätään, että Teams- tai puhelinkokous voidaan järjestää 1 vrk:n varoitusajalla.