Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 16.10.2023/Pykälä 62

Kunnanhallitus 25.09.2023 § 188 

Valmistelija kunnanjohtaja Janne Airaksinen, puh. 044 740 1101

Kunnanvaltuusto on käsitellyt vuoden 2022 arviointikertomuksen

kokouksessaan 12.6.2023 § 27. Kunnanvaltuusto päätti, että

arviointikertomuksen havaintojen perusteella tehtävien toimenpide-ehdotusten tulee olla valmiina 29.9.2023 mennessä.

Lautakunnat ovat käsitelleet arviointikertomusta seuraavasti:

Sivistyslautakunta 22.8.2023 § 55

Kuinka varhaiskasvatuksen palvelutaso tullaan jatkossa ylläpitämään esim. uusilla rakenteilla olevilla asuinalueilla?

Sivistyslautakunta viittaa tältä osin selvitykseensä, jonka se on antanut arviointikertomuksen 2021 johdosta (sivistyslautakunta 21.6.2022 § 44). Tällöin annetun selvityksen mukaan:

"Sivistyslautakunta ja varhaiskasvatuspalvelut arvioivat säännöllisesti varhaiskasvatuspaikkojen tarvetta ennusteiden pohjalta. Lasten määrä on ollut Siilinjärvellä useiden vuosien ajan vähenevä ja tämän johdosta päivähoitopaikkojen määrää on vähennetty. Tämänhetkiset ennusteet eivät osoita lasten määrän lisääntymistä tulevaisuudessa. Ennusteissa on huomioitu uudet asuinalueet. Näin ollen ennusteiden valossa voidaan todeta varhaiskasvatuspaikkoja olevan tulevaisuudessa riittävästi. Varhaiskasvatuspalveluissa talousarviotavoitteena on se, että päivähoitopaikat ovat maksimaallisessa käytössä, koska jokainen tyhjä paikka aiheuttaa kunnalle turhaa kustannusta. Tässä on onnistuttu kohtuullisen hyvin. Tarpeen vaatiessa paikkamäärää lisätään tai vähennetään. Varhaiskasvatus pyritään toteuttamaan Siilinjärvellä lähipalveluna. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokaisella asuinalueella olisi oma päiväkoti, vaan päivähoitopaikkojen tarvetta tarkastellaan asuinaluetta suurempina kokonaisuuksina. Kaikille uusille asuinalueille ei ole suunnitteilla oma päiväkotia (esim. Haapamäki), vaan alue turvautuu lähialueiden varhaiskasvatuspalveluihin. Vastaavasti kaikilla vanhoilla asuinalueella ei ole omaa päiväkotia (esim. Simonsalo)."

Vuonna 2022 kunnan palvelusetelikulut kasvoivat asiakasmaksujen pienentyessä, jolloin perheet käyttivät ostopalveluja enemmän. Mikä on kunnan tuottamien varhaiskasvatuspalvelujen asema tulevaisuudessa?

Vuoden 2022 tilinpäätöksen mukaan varhaiskasvatuspalveluiden piirissä olevista lapsista 72,3 % on ollut kunnallisessa varhaiskasvatuksessa ja yksityisessä varhaiskasvatuksessa on ollut 27,7 % lapsista. Talousarviossa (sitovuustasolla sivistyslautakunta) asetetaan vuosittain tavoitetaso yksityisen ja kunnallisen varhaiskasvatuksen suhteesta. Vuoden 2022 talousarviossa suhteeksi on esitetty 25/75. Vuoden 2023 talousarviossa suhteeksi on asetettu 28/72.

Sivistyslautakunta pitää tärkeänä sitä, että perheille on tarjolla monipuolisesti korkeatasoisia varhaiskasvatuspalveluita koko kunnan alueella. Yksityinen varhaiskasvatus on yksi osa, kun tarjotaan monipuolisia perheiden tarpeita vastaavia varhaiskasvatuspalveluita. Perheillä tulee olla oikeus valita yksityisen ja kunnallisen varhaiskasvatuksen välillä.

Sivistyslautakunta pitää tärkeänä sitä, että jatkossakin kunnan tuottamat varhaiskasvatuspalvelut ovat pääsääntöinen tapa toteuttaa perheiden tarvitsemat päivähoitopalvelut. Yksityinen varhaiskasvatus nähdään kunnan palvelutarjontaa täydentävänä. Sivistyslautakunta katsoo, että jatkossakin yksityisen varhaiskasvatuksen osuuden tulee olla luokkaa 25-30 % varhaiskasvatuspaikoista.

Sivistyslautakunta 22.8.2023 § 55 ja tekninen lautakunta 30.8.2023 § 47

Kuinka yhteistyötä teknisten ja sivistyspalveluiden välillä voisi edistää esim. kiinteistöjen huollon ja tilojen käytön tehostamiseksi?

Asetettu kysymys on varsin laaja ja monitahoinen. Sivistyslautakunta ja tekninen lautakunta olettavat, että kysymys koskee ensisijaisesti tilojen ilta- ja viikonloppukäyttöä, ei niinkään esimerkiksi isoja rakentamishankkeita. Isojen rakentamishankkeiden osalta yhteistyö teknisen palvelualueen kanssa on ollut laajaa ja siitä on hyvät kokemukset.

Sivistyspalveluiden yksiköiden käytössä olevia tiloja käytetään tilojen pääasiallisen toiminnan lisäksi aktiivisesti ilta- ja viikonloppuaikoina. Tämä koskee niin kouluja kuin esimerkiksi nuorisotiloja. Ilta- ja viikonloppukäyttö koskee niin liikuntatiloja, kuin muitakin tiloja. Käyttäjinä on mm. seuroja ja järjestöjä sekä kansalaisopisto. Sivistyslautakunnan käsityksen mukaan tilojen ilta- ja viikonloppukäyttö toteutuu pääsääntöisesti hyvin. Ilta- ja viikonloppukäytön mahdollistaa osaltaan liikuntatoimessa työskentelevät vahtimestarit. Vahtimestarit päivystävät iltaisin ja viikonloppuisin Ahmon koulukeskuksessa, mistä käsin he auttavat tilojen käyttäjiä.

Valtaosa sivistyspalveluiden käyttämistä kiinteistöistä on sähköisen lukituksen piirissä ja tämä tekee toiminnasta joustavaa. Sähkölukkojen ohjelmointioikeuksia on annettu laajoilla oikeuksilla myös vahtimestareille, näin ollen he pystyvät ongelmatapauksissa avaamaan ulko-ovia myös iltaisin ja viikonloppuisin. Järjestelmä on kuitenkin haavoittuva, jos jossakin kohteessa on kohteen varsinaisten käyttäjien toimesta epähuomiossa lukittu sisäovia. Tällöin voi olla, että illan salivuorot (tai ainakin juuri alkamassa oleva vuoro) jäävät käyttämättä, mikäli kiinteistön sisäovia on epähuomissa lukittu ja estetty näin käyttäjän pääseminen tiloihin. Vahtimestareilla on avaimet useimpiin kohteisiin, mutta Ahmon koulukeskuksesta lähtiessä sisäovia ei aivan hetkessä ennätä avaamaan muihin kiinteistöihin.

Liikuntatilojen lisäksi ilta- ja viikonloppukäyttö kohdistuu koulujen muihinkin tiloihin (luokkatilat). Tätä muiden tilojen käyttöä pyritään keskittämään Ahmon koulukeskukseen, koska siellä on vahtimestarit paikalla ja he voivat varmistaa tarvittavien av-laitteiden toimivuuden jne. Tällä vältytään myös siltä, että muissa valvomattomissa kohteissa olisi ulkopuolisia kuljeksimassa koulun muissa tiloissa. Jonkin verran ilta- ja viikonlopputoimintaa on kuitenkin muillakin kouluilla, esimerkiksi Hamulan koulussa. Kun vapaa-aikapalvelut järjestävät luokkatiloja muilta kouluilta, tekee vapaa-aikapalvelut tiivistä yhteistyötä koulun kanssa, jotta vältyttäisiin kulunvalvonnan ja lukituksen ongelmilta.

Ilta- ja viikonloppukäytön näkökulmasta suurin kehitystarve on kuluvalvonnan ja lukituksen kehittämisessä. Tämä kehittämisen vaatisi investointeja laitteistoon ja sähköisesti ohjattavia sisäovia. Muutostöitä tehdään kohteiden peruskorjausten ja uudisrakentamisen myötä. Peruskorjausten suunnittelun ja toteutuksen sekä uudisrakentamisten osalta kunnassa on toimivat yhteistyön muodot tiloja käyttävien yksiköiden ja kunnan toimitilapalveluiden välillä. Toimitilapalvelut toteuttavat vuosittain sivistyspalveluiden käytössä olevissa kohteissa pieniä, käyttäjien toivomia kunnostuksia ja muutostöitä. Toimitilapalveluiden käytössä olevat resurssit toki rajoittavat toteutettavien muutostöiden laajuutta ja määrää.

Lisäksi arviointikertomuksessa on esitetty seuraavat kysymykset/kommentit, joihin vastataan seuraavasti:

Mitä toimia kunnalla on suunnitteilla työhyvinvoinnin ja työkyvyn edistämiseksi?

Kunta jatkaa aikaisemmin aloitettua pitkäjänteistä työtä työhyvin parantamiseksi sekä työterveyshuollon yhteistyön kehittämistä. Esihenkilöille järjestetään koulutusta ja valmennusta esihenkilötyöhön sekä työhyvinvoinnin tukemiseen sekä työkyvyn edistämiseen. Auntien, verkkovälitteinen keskusteluapu, käyttö jatkuu. Lisäksi panostetaan edelleen työhyvinvoinnin viestintään sekä pidetään yllä puhetta työhyvinvoinnin tärkeydestä. Työhyvinvointia tuetaan liikunta- ja kulttuuriedulla. Lisäksi selvittelyssä on työsuhdepolkupyörän käyttöönotto.

Työtapaturmista aiheutuneet poissaolopäivien määrä on hälyttävän suuri. Mitä keinoja kunnalla olisi ehkäistä työtapaturmia niin työmatkojen osalta kuin työpaikoilla?

Työturvallisuuden tärkeydestä muistuttaminen ja siitä viestiminen on nostettu keskiöön. Yksikköjen riskiarvioinnit pidetään ajan tasalla. Kunnassa järjestetään erilaista koulutusta koko henkilöstölle esim. uhka- ja väkivaltatilanteisiin varautumisen -koulutus ja ensiapukoulutukset. Lisäksi järjestetään erilaisia tiedotusiskuja ja kampanjoita yhteistyössä eri toimijoiden kanssa, esim. liikenneturvan kanssa. Yksiköitä myös kannustetaan ja resursoidaan niin, että yksiköillä on mahdollisuus itse panostaa työturvallisuuteen, esim. hankkia liukuesteitä ym.

Kokousasioiden päätökset liitteineen ovat lähtökohtaisesti julkisia, joten liiteasiakirjat tulee liittää pöytäkirjaan liitteiksi, ei oheisaineistoksi.

 Niin liitteet kuin oheisaineisto ovat lähtökohtaisesti julkisia asiakirjoja, jolleivat ne sisällä salassa pidettävää tietoa. Liitteiden ja oheisaineiston ero on, että liitteet ovat pöytäkirjan tavoin pysyvästi säilytettäviä, oheisaineisto määräajan säilytettäviä. Asiakirjan merkittävyys päätettävään asiaan nähden ratkaisee yleensä sen, onko kyseessä liite vai oheisaineisto. Lisähuomiona todetaan, että asiakirjojen julkisuus on eri asia kuin niiden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa.

 Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että yleisessä tietoverkossa toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja. Tarpeellisen tiedon määrittely on kunnan harkintavallassa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

 Kunnanhallitus on hyväksynyt ohjeen tietopyyntöjen käsittelystä Siilinjärven kunnassa (KH 31.10.2022 § 217). Ohje sitoo kaikkia kunnan palvelualueita ja yksiköitä.

Päätösten vaikutusten ennakkoarvioinnin hyödyntäminen

 Päätöksenteon vaikutusten ennakkoarviointien tekemiselle on tehty ohjeistus, jonka mukaan kaikkien kunnan toimielinten tulee tehdä päätösten vaikutusten ennakkoarviointi. Helmikuussa 2023 päivitetyn ohjeistuksen mukaisesti jokaisessa päätöksessä tulee olla tehtynä vaikutusten ennakkoarviointi tai maininta siitä, millä perusteella arviointia ei ole tehty.

Hankkeiden konkreettisten vaikuttavuuden arviointia tulee kehittää. Nyt vaikutuksissa on kuvattu lähinnä tavoitteita ja tuloksia.

Kunnanhallitukselle vuosittain toimitettavan hankeraportoinnin yhteydessä raportoidaan yhteisesti ja yleisesti kunnassa käynnissä olevien kehittämishankkeiden vaikuttavuuden arvioinnista. Hankkeen vaikuttavuuden arviointi on hankkeen hallinnoijan tehtävä. Kunta on kehittämishankkeissa yleensä osatoteuttaja (ei hallinnoija) tai kuntarahoitusosuudella mukana. Kunnan hallinnoimissa hankkeissa käytetään yleisesti arviointilomakkeita tai arviointikehystä vaikuttavuuden arviointimenetelmänä. Lisäksi noudatetaan rahoittajan ohjeistusta vaikuttavuuden arvioinnista.

Usein kehittämishankkeiden toiminta-aika on lyhyt ja hankkeiden vaikutusten arviointi (ml. muutos) on vaikeaa. Konkreettisesti kehittämishankkeen vaikuttavuus tapahtuu pidemmällä aikajanalla.  Kun kyseessä on henkilöstön osaamisen kehittäminen/lisääminen, toiminta- tai asiakaspalvelumallien muutos, hankkeella on vaikuttavuutta vasta silloin, kun uudet käytännöt ja osaaminen juurtuvat tai muuttavat ajattelua sekä toimintatapaa.

Hankkeiden vaikuttavuuden arviointia voidaan eri menetelmillä edelleen kehittää. Vaikuttavuuden arviointi edellyttää monipuolisia menetelmiä ja aineistoja. Hankkeiden erilaisuus ja resurssit asettavat vaatimukset menetelmien valinnalle. Yleisesti käytettävät menetelmävalikoimat ovat laadullisia, määrällisiä tai webometrisiä (some- ja verkkonäkyvyys/-sisältöjen analyysiä) menetelmiä.

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: Ennakkoarviointia ei ole tarpeen tehdä, koska kyseessä on menneen toiminnan arviointi.

Päätösehdotus Kunnanhallitus antaa tiedoksi edellä selostetun mukaiset vastaukset/selvityksen vuoden 2022 arviointikertomuksesta tarkastuslautakunnalle ja kunnanvaltuustolle.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tarkastuslautakunta 16.10.2023 § 62  

66/00.03.00/2023  

Valmistelija va. hallintoasiantuntija Anni Savolainen, puh. 044 7401213

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2022 arviointikertomuksen havaintoihin ja suosituksiin annetut vastaukset.

Päätös Merkittiin tiedoksi.