Kunnanhallitus
Pöytäkirja 31.10.2022/Pykälä 226

Kunnanhallitus 31.10.2022 § 226  

981/02.08.00/2022  

Valmistelija hallintoasiantuntija Ella Kauppinen, puh. 044 740 1104 ja talousjohtaja Petteri Ristikangas, puh. 044 740 1103

Siilinjärven kunnalla on tarve hankkia toimielinten päätöksenteon tueksi sähköinen kokoushallinta.

Siilinjärven kunnalla on käytössä Dynasty10 -asianhallintajärjestelmä, jota hyödynnetään mm. toimielinten kokouksiin (esityslistan ja pöytäkirjan luominen sekä niiden julkaisu). Innofactor Oyj tarjoaa Dynasty 10:n lisämodulina sähköistä kokoushallintaa, jonka avulla voidaan jakaa kokousmateriaali toimielinten jäsenille sekä järjestää sähköisiä kokouksia. CloudMeeting mahdollistaa, että toimielinten jäsenet löytävät kokousmateriaalin yhdestä paikasta. Palvelun avulla voidaan myös tarvittaessa hoitaa mm. kokouksen aloitus ja lopetus, läsnä olevaksi ilmoittautuminen, äänestykset, puheenvuoropyynnöt ja vastaesitysten teko.

Sähköisen kokoushallinnan hankinnalla vähennetään kokousten valmisteluun kuluvaa työaikaa, mahdollistetaan kokousmateriaalin tietoturvallinen jakaminen luottamushenkilöille sähköisesti, vähennetään tulostus- ja postituskuluja sekä mahdollistetaan sähköisen kokouksen järjestäminen tarvittaessa. Hankintaan on myös peruste varautumisen näkökulmasta, sillä näin varmistetaan päätöksenteon jatkuvuus myös niissä tilanteissa, kun läsnäolokokouksen pitäminen ei ole mahdollista.

Siilinjärven kunnan hallintosäännön 21 §:n mukaan toimivalta tämän täydennyshankinnan osalta on kunnanhallituksella. Kunnahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen kunnan viranhaltijalle (hallintosäännön 32 §).

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi: neutraali

Päätösehdotus Siilinjärven kunta tilaa täydennyshankintana käyttöönsä Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmän lisämodulin CloudMeeting -sähköisen kokoushallinnan. Täydennyshankintaan sisältyvät palvelun organisaatiolisenssi ja käyttöönottokustannukset yhteensä noin 21 200 €. Lisäksi palvelun vuosittainen ylläpitomaksu on 8 toimielimeltä 13 264 €/vuosi.

Kunnanhallitus valtuuttaa talousjohtajan hyväksymään jatkossa Dynasty-asianhallintajärjestelmään liittyvät hankinnat ja lisäkustannukset kunnanhallitusta kuultuaan.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:07.