Kunnanhallitus
Pöytäkirja 03.10.2022/Pykälä 186

Kunnanhallitus 03.10.2022 § 186  

873/02.05.00/2022  

Valmistelija tiedonhallinta-asiantuntija Jonne Kanerva, puh. 044 740 1215

Siilinjärven kunnanhallitus on viimeksi hyväksynyt asiakirjojen antamisesta sekä tulosteista perittävät maksut vuonna 2006 (khall 25.9.2006 § 190). Rahan arvon ja muiden kustannusten muutokset sekä asiakirjojen yleisimmän antamistavan vaihtuminen sähköiseksi aiheuttavat sen, että kyseiset maksut on syytä tarkistaa ajan tasalle. Kunnan 1.8.2022 voimaan tulleen hallintosäännön 71 § määrää, että kunnanhallituksella on päätösvalta asian suhteen.

Julkisuuslain (621/1999) 34 § asettaa reunaehdot maksujen perimiselle asiakirjojen antamisesta. Maksua ei voi periä, jos:

1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti

2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi

3. julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse

4. sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse

5. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin, tai

6. kysymys on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 24 b §:n 1 momentissa tarkoitetusta arvokkaasta tietoaineistosta.

Pääsääntönä onkin julkisuuslain linjaaman asiakirjojen julkisuusperiaatteen vuoksi pidettävä, että tietojen luovutus on yleensä maksutonta tavanomaisen ja yksinkertaisesti toteutettavan tietopyynnön tapauksessa. Tiedon pyytäjää on pyrittävä ohjaamaan yksilöimään tietopyyntönsä niin tarkkaan ja pyytämään tiedot sellaisessa muodossa, että pyynnön toteuttaminen olisi maksutonta.

Kohdissa 1 - 4 mainittujen asiakirjojen antamisesta kuitenkin voidaan periä maksu, mikäli tietopyynnön toteuttaminen vaatii erityistoimia. Tällainen tapaus on esimerkiksi sellainen tietopyyntö, jota ei ole yksilöity riittävällä tarkkuudella. Myös salassa pidettävien osien poistaminen tai peittäminen muuten julkisesta asiakirjasta voidaan katsoa erityistoimeksi, mikäli se ei ole vaivatta toteutettavissa tai jos pyynnön kohteena on laaja asiakirja-aineisto johon sisältyy runsaasti salassapidon vuoksi peitettävää tietoa. Ylipäänsä erityistoimia vaativana tietopyyntönä voidaan pitää myös sitä, jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Erityistoimia vaativaksi katsotaan myös tietopyyntö, joka vaatii työläästi kopioitavien tai digitoitavien tallennusformaattien (mikrofilmi, diakuva, kalvo yms.) jäljentämistä paperille tai muuttamista sähköiseksi tiedostoksi.

Lisäksi maksu voidaan vaatia, mikäli tietopyynnön toteuttaminen vaatii viranomaiselta eri asiakirjoissa olevien tietojen yhdistelyä tai tekemään niiden pohjalta erillisiä selvityksiä. Tällaisessa tapauksessa viranomainen voi myös kieltäytyä tietopyynnön toteuttamisesta, koska laki ei vaadi viranomaisia tuottamaan uusia asiakirjoja tällaisen tarkoituksen vuoksi.

Asiakirjoja paperitulosteina tai -kopioina annettaessa niistä voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää.

Päätöksen vaikutusten ennakkoarviointi:-----

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että sellaisissa tapauksissa joissa laki ei vaadi asiakirjan maksutonta luovuttamista

1. paperitulosteena tiedon pyytäjälle annettavasta paperiasiakirjasta peritään maksut seuraavasti:

- mustavalkoinen A4- tuloste 1,00 e/sivu
- mustavalkoinen A3 - tuloste 1,50 e/sivu
- värillinen A4- tuloste 2,00 e/sivu
- värillinen A3 - tuloste 2,50 e/sivu
- asema- tai yleiskaavaote 5,00 e/kpl
- oikeaksi todistettava pöytäkirja- tai päätösote, todistus tai muu asiakirja 5 e/ensimmäinen sivu ja seuraavat sivut ylläolevan hinnaston mukaisesti
- postitusmaksu 3,50 e/lähetys (Economy-kirje) tai 5,00 e/lähetys (Priority-kirje); kirjeen enimmäiskoon ylittävistä lähetyksistä toteutuneen kustannuksen mukaan

Maksuja laskettaessa kaksipuolinen tuloste katsotaan kahdeksi sivuksi. Arvonlisävero 24 % sisältyy kaikkiin hintoihin. Maksu voidaan jättää perimättä, mikäli kyseessä on työtodistuksen antaminen kunnan nykyiselle tai entiselle työntekijälle, tai kunnan työntekijälle eläkkeen hakemista varten annettava palkkatodistus tai muu asiakirja. Harkinnan mukaan maksu voidaan jättää perimättä myös muissa erikoistapauksissa, esimerkiksi jos sen summa olisi vähäinen.

2. erityistoimia vaativasta tiedon antamisesta peritään pyynnön toteuttamiseen menneen ajan mukaisesti 35,00 e alkavaa tuntia kohden. Mikäli tiedon pyytäjä on lisäksi pyytänyt erityistoimia vaativaa tietojen antamista kiireellisesti (korkeintaan kahden arkipäivän kuluessa), maksu on 50,00 euroa alkavalta tunnilta. Arvonlisävero 24 % sisältyy näihin hintoihin.

Päätös Merkittiin pöytäkirjaan, että tiedonhallinta-asiantuntija Jonne Kanerva oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan klo 14:40 - 14:49.

Merkittiin pöytäkirjaan, että Terhi Holm poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 14:49.

Päätösehdotus hyväksyttiin.